En la era digital, muchas veces necesitamos enviar archivos pesados como documentos de presentación de Microsoft Power Point, que pueden requerir mucho espacio para ser transferidos. Comprimir estos archivos es una buena forma de reducir el tamaño de un archivo para su envío por correo electrónico. En este artículo vamos a explicar paso a paso cómo comprimir un archivo de Power Point para optimizar el tiempo de envío y tratar de evitar el rechazo del correo electrónico.
Tips para comprimir un archivo Power Point para enviar por email
¿Por qué comprimir un archivo Power Point?
Los archivos Power Point, al igual que los archivos de audio, video y fotografías, pueden convertirse en archivos de gran tamaño. Esto, a su vez, hace que los envíos de correo electrónico tengan problemas al transmitirse debido al límite de tamaño que aplica algunos servicios de email. La compresión de los archivos, a su vez, permite reducir el tamaño en bytes del mismo, lo que resulta en una mayor capacidad de almacenamiento y envío por correo electrónico. Por esta razón, resulta útil comprimir los archivos Power Point para poder obtener los mejores resultados al intentar enviarlo por mail.
El proceso de compresión del archivo Power Point
El proceso para comprimir un archivo Power Point es realmente sencillo, con tan solo unos sencillos pasos se podrá lograr. El primero de ellos es abrir la presentación que se quiere enviar. Una vez abierta la presentación, se debe hacer clic en el botón “Archivo” para elegir la opción “Guardar como”. Esta opción dará lugar a una ventana emergente en la que hay varias opciones relacionadas con distintos formatos de archivos. En esta mención ya se debe seleccionar el formato PPTX, el cual es un formato comprimido predeterminado en el programa Microsoft Power Point.
Una vez seleccionado el formato, se debe elegir la ubicación donde se guardará el archivo. Luego, se debe seleccionar el botón “Ahorro de espacio en el disco”. Esto permitirá que se comprima el archivo de manera automática, comprimiendo los archivos incluidos en la carpeta de la presentación. Finalmente, se debe hacer clic en el botón “Guardar” para guardar el archivo comprimido. El archivo ya comprimido se podrá enviar como se haría normalmente, con la diferencia de que el tamaño del archivo debe haber disminuido considerablemente.
Otras formas de comprimir un archivo Power Point
Existen otras formas de comprimir un archivo Power Point, tales como utilizar un programa de compresión específico o realizar la compresión manualmente, desde el software Power Point mismo. El programa de compresión es un software especializado para realizar la compresión de archivos, permitiendo seleccionar el formato de archivo de salida y el grado de compresión que se desea aplicar. Esta herramienta es óptima para aquellas personas que quieren tener un mayor control sobre la compresión de los archivos.
Por otro lado, para aquellas personas que desean comprimir el archivo de manera manual, el Power Point dispone de una función específica para ello. Esta se ubica, al igual que antes, en la opción “Archivo”, pero esta vez, se debe seleccionar la opción “Reducir el tamaño de…”. Esta función permitirá comprimir los archivos existentes dentro de la carpeta de la presentación de forma individual, permitiendo seleccionar que archivos van a ser comprimidos y cuáles no
Verificar la compresión del archivo Power Point
Una forma de verificar que el proceso de compresión ha sido realizado con éxito es consultar los detalles del archivo comprimido. Para ello, se debe hacer clic derecho sobre el archivo comprimido y seleccionar la opción “propiedades”. En dicha ventana, se mostrará el tamaño del archivo, tanto en bytes como en megabytes, y se podrá comprobar si el proceso de compresión se realizó con éxito o no.
Recomendaciones a la hora de comprimir un archivo Power Point
A la hora de comprimir un archivo Power Point, hay que tener en cuenta que la compresión de archivos puestos en la misma carpeta que contenga multimedia puede tener efectos negativos en la calidad de los archivos. Por esta razón, se recomienda colocar los archivos multimedia en una carpeta separada, preservando su calidad original. Además, hay que tener en cuenta que la compresión no afecta a los elementos interactivos o gráficos que se haya incorporado, por lo que para maximizar los resultados de compresión, resulta conveniente eliminar todos aquellos elementos que no hayan siendo utilizados en la presentación.
Preguntas Frecuentes sobre Como comprimir un archivo power point para enviar por email
¿Cómo comprimir un archivo Power Point para enviar por correo electrónico?
Comprimir un archivo Power Point para enviarlo por correo electrónico es una tarea sencilla. Puede reducir el tamaño de su archivo sin perder la calidad de visualización al comprimir, lo que acelerará la velocidad de transferencia. Una vez que comprima el archivo, recibirá una version comprimida y podrá enviarla a cualquier persona. Hay 3 sencillos pasos para comprimir un archivo Power Point: Abra el archivo Power Point, vaya a la opción guardar como y encuentre el botón de vista previa de compresión. Puede seleccionar comprimir todas las imágenes en el documento para maximizar el nivel de compresión. Una vez que haya hecho su seleción, simply presione el botón guardar para guardar el archivo. Ahora puede adjuntarlas a un correo electrónico y enviarlas como desee.
¿Existe alguna forma de abrir archivos Power Point comprimidos?
Sí, tanto las versiones anteriores de Microsoft Office como las versiones más recientes tendrán la función de abrir documentos comprimidos. En Power Point, simplemente debe ir a Archivo>Abrir y buscar el archivo comprimido que desea abrir. Si desea cambiar el formato de algunas de las imágenes incluidas en el archivo comprimido, puede hacerlo accediendo a la opción Cuadro de diálogo Compresión que se encuentra debajo de Herramientas>Opciones>Vista previa de Compresión. La opción de compresión le permite cambiar el formato de las imágenes, así como el nivel de compresión.
¿Mejora la velocidad de transferencia si me apoyo comprimiendo un archivo Power Point?
Sí. La compresión puede mejorar sustancialmente la velocidad de transferencia de un archivo Power Point. Comprimir un archivo reduce el tamaño de los datos, lo que significa que los datos necesitan menos tiempo para ser transferidos a través de la red. Esto también significa que los archivos se descargan más rápido, lo que significa que su archivo Power Point comprimido se descargará mucho más rápido que un archivo no comprimido. Al comprimir un archivo, también mejora la seguridad del archivo en cuanto a la integridad de los elementos del documento, permitiendo una transferencia segura de un archivo de un dispositivo a otro.
¿Existe algún límite en la cantidad de archivos Power Point que puedo comprimir?
No hay restricciones en la cantidad de archivos Power Point que puede comprimir. Dependiendo de quién sea el destinatario, el límite de tamaño de archivo puede variar considerablemente. Por lo general, cuanto más comprimas un archivo, más pequeño será el tamaño del archivo. Si está enviando un archivo a un destinatario que no tiene suficiente espacio en el conmutador de correo, debe tener cuidado de no comprimirlo demasiado, ya que puede provocar errores cuando intente abrir el archivo. Para mayor seguridad, debe comprimir el archivo por abajo de los 200 kilobytes. Esto garantizará que el archivo no sea demasiado grande para el conmutador de correo. También debe tener en cuenta que el archivo se descomprimirá una vez que llegue al destinatario, por lo que el tamaño del archivo puede aumentar.
Conclusion sobre Como comprimir un archivo power point para enviar por email
A la hora de enviar archivos por email a fin de ahorrar espacio y evitar congestión de la red, la compresión de los mismos resulta una excelente alternativa. El proceso para comprimir un archivo de Power Point es relativamente sencillo y con unas pocas herramientas podemos llevar a cabo esta operación. Primero hay que guardar el archivo en formato PowerPoint 97-2003 y luego usar el compresor de Zip para reducir el tamaño del archivo a un nivel adecuado para la transmisión por correo electrónico. Por último lo único que resta es escribir el mensaje de email y adjuntar el archivo comprimido para su envío. Con este sencillo proceso, podemos transmitir archivos de Power Point de una forma rápida, eficiente y sencilla.