Desde su lanzamiento, la herramienta de Excel de Microsoft ha revolucionado la forma de llevar a cabo operaciones financieras, pedidos e informes comerciales, entre otros. La popularidad de esta herramienta se debe a su facilidad para organizar datos numéricos y almacenarlos con facilidad. Con el tiempo, hemos descubierto que este programa es capaz de realizar muchas más tareas que la creación de hojas de cálculo básicas. Una de esas tareas es la conversión de archivos Excel en archivos PDF. En este artículo le mostraremos cómo guardar un archivo Excel como PDF. Esto podría ser útil si desea compartir su informe con otros usuarios que no usan Excel, ya que el formato PDF es más compatible con la mayoría de los dispositivos y sistemas operativos disponibles. Después de leer este artículo, sabrá cómo guardar un archivo Excel como PDF dentro de unos pocos minutos.
Aprende cómo convertir archivos destinados a Excel a PDF
¿Qué es un archivo PDF?
Una de las principales cuestiones que entran en juego cuando se trata de convertir archivos de Excel a PDF, es la de entender los conceptos básicos del formato de documento portátil (PDF). PDF es un acrónimo para Portable Document Format, creado por Adobe Systems en 1993, que se utiliza para presentar documentos con una apariencia fija. Esto significa que la maquetación, la fuente, el texto y las imágenes no se desplazan dentro de un documento, y los documentos PDF se pueden abrir de forma segura como representación visual exacta de un archivo en la computadora del usuario, independientemente del sistema operativo o del software.
Cómo guardar un archivo de Excel en pdf
Guardar un archivo de Excel en PDF es muy fácil de lograr. La primera opción que hay disponible para el usuario es ir a la pestaña archivo en la barra superior, seleccionar guardar como, luego elegir la opción de guardar como archivo pdf y finalmente especificar un nombre para el archivo y seleccionar dónde se guardará. Esta es una de las opciones más utilizadas para guardar un documento de Excel para luego enviarlo por correo electrónico. Si necesitamos modificar la configuración por defecto para ajustarla al PDF en el que se va a guardar, podemos presionar la opción más y modificar la configuración, permitiéndonos seleccionar el tamaño de la página, la calidad de la imagen y la versión de Acrobat para garantizar que los destinatarios finales tengan la óptima calidad de documento.
Cómo visualizar los documentos de Excel en pdf
Dar un vistazo al contenido de un archivo de Excel en formato PDF es muy sencillo. Lo único que necesita el usuario es un software que le permita abrir el archivo. Adobe Reader o Acrobat son algunos de los programas más populares para ver este tipo de documentos. Otra alternativa es aprovechar el navegador Chrome y ver el PDF desde la nube de Google Drive, No hay que tener en cuenta que los contenidos de la hoja de Excel siempre se conservan, aunque hay algunos elementos que no se guardan al cambiar el formato. Un ejemplo de esto son los gráficos.
Consejos para la exportación de archivos Excel a PDF
Existen una serie de opciones útiles que se pueden considerar al exportar archivos de Excel a PDF. La primera sería ingresar al menú de preferencias y seleccionar la opción de guardar como lista gruesa para que no se vean corridos los datos de la columna. También se puede aprovechar la opción de aumentar el tamaño de la página si el contenido de la columna es demasiado grande. Otra opción es exportar los datos utilizando el archivo XPS, el formato similar al PDF, que resulta bastante útil cuando se trata de guardar la información unicamente para seleccionarlo.
Archivos Excel a PDF con una aplicación de terceros
Una segunda alternativa para exportar archivos de Excel a PDF es hacer uso de aplicaciones de terceros. Estos programas se descargan directamente al computador personal y permiten al usuario exportar gran cantidad de archivos al mismo tiempo gracias al avance tecnológico. Algunos ejemplos de aplicaciones para exportar archivos Excel a PDF son Hipdf y Adobe Acrobat. Estas aplicaciones también permiten al usuario editar los documentos PDF con mayor facilidad y modificar la redacción según sea necesario.
Preguntas Frecuentes sobre Como guardar un excel en pdf
1. ¿Cómo puedo guardar un archivo de Excel en PDF?
Es relativamente sencillo guardar un archivo de Excel en PDF. Primero debe abrir el archivo de Excel deseado. A continuación, seleccione la opción “Guardar como”, al hacer esto se abrirá una ventana emergente. Asegúrese de que el tipo de archivo a guardar sea “Archivo PDF”. Luego haga clic en “Guardar” para guardar el archivo de Excel. Una vez que se haya guardado el archivo de Excel en formato PDF, le recomendamos compruebe que todas las funcionalidades se hayan guardado en PDF correctamente, como las gráficas y tablas.
2. ¿Cuáles son los requisitos para guardar un archivo de Excel en PDF?
Para guardar un archivo de Excel en PDF debe tener el programa Microsoft Excel instalado. También debe tener una versión compatible de Adobe Acrobat instalada, ya que es necesaria para exportar el archivo de Excel a PDF. Una vez que tenga todos estos programas instalados en su computadora, guardar archivos de Excel en PDF no será un problema. Puede seguir los pasos descritos anteriormente para guardar un archivo de Excel en PDF.
3. ¿Es posible editar un archivo de Excel guardado en PDF?
No es posible editar un archivo de Excel guardado en PDF. Esto se debe a que el formato PDF no es editable, lo que significa que no se pueden agregar, eliminar o cambiar los contenidos del PDF. Si necesita editar el archivo de Excel, debe guardarlo en el formato de archivo de Excel original y luego guardarlo como PDF. Una vez que el archivo se haya guardado en PDF, puede verlo y compartirlo, pero no editarlo.
4. ¿Qué ventajas brinda guardar un archivo de Excel en PDF?
Guardar un archivo de Excel en PDF tiene numerosas ventajas. Una de las principales ventajas es que los archivos PDF son mucho más pequeños en tamaño que los archivos de Excel. Esto significa que los archivos PDF se pueden compartir y enviar más fácilmente mediante correo electrónico. También, los archivos PDF se pueden ver en cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, un teléfono inteligente o una tablet. Además, los archivos PDF son más seguros que los de Excel, ya que los PDF se pueden proteger con contraseña para prevenir cualquier acceso no autorizado.
Conclusion sobre Como guardar un excel en pdf
Es muy rápido y fácil guardar un documento de Excel en pdf para asegurarse de que el formato y las imágenes estéticas se conserven para una lectura conveniente. Aunque hay una serie de pasos y algunas variaciones según el Sistema Operativo que estemos usando, este tutorial explica cada paso necesario para convertir un documento de Excel en pdf. El guardar documentos de Excel en pdf es una manera cómoda de conseguir que nuestros datos se visualicen estéticamente sin sacrificar el contenido del mismo. Si estamos trabajando con información sensible, también es posible proteger nuestros documentos pdf con contraseñas seguras. El guardar documentos de Excel en pdf es una herramienta cada vez más importante para los trabajos de oficina modernos, y es una de las mejores opciones disponibles para asegurar los datos y su formato.