¿Quieres aprender cómo hacer un desplegable en Excel? Esta es una herramienta útil al momento de trabajar con bases de datos en una hoja de cálculo, ya que nos permite ahorrar tiempo al momento de llenar celdas con información pre-existente, aumentando la productividad y la fiabilidad de los datos. En este artículo, exploraremos los pasos para crear un desplegable en Excel.
Pasos Para Crear Un Desplegable en Excel
Preparar la Hoja de Trabajo de Excel
La primera etapa para crear un desplegable en Excel es preparar la hoja de trabajo. El usuario debe asegurarse de limpiar y organizar sus datos para que tengan una apariencia consistente. Esto significa formatear los datos según sea necesario para que los números estén consistentemente alineados en la misma columna, eliminar las celdas en blanco o innecesarias y asegurarse de que no existan filas por encima o por debajo. La hoja de trabajo completa también debe estar guardada y lista para usarse cuando llegue el momento.
Crear una Lista Desplegable Única en Excel
Una vez que la hoja de trabajo esté lista, ahora es el momento de crear una lista desplegable única en Excel. Para esto, el usuario debe seleccionar la celda en la que desea colocar la lista desplegable. Luego, debe seleccionar el menú “Inicio” en Excel y luego seleccionar la opción “Datos”, seguida de la opción “Validación de datos”. Esto abrirá un cuadro de diálogo que permitirá al usuario seleccionar el tipo de validación que desea usar para limitar los datos admitidos en la celda. El usuario debe elegir la opción “desplegable” y luego especificar la dirección de la fuente de los datos que desea que se incluyan en la lista desplegable. El cuadro de diálogo de validación también permite al usuario especificar si desea un mensaje personalizado para indicarle a los usuarios que los datos ingresados no están en la lista desplegable.
Crear una Lista Desplegable en Excel de varias hojas de trabajo
Existe otro tipo de lista desplegable en Excel llamado lista desplegable de varias hojas de trabajo. El usuario debe seguir los mismos pasos en cuanto a la preparación de la hoja de trabajo, prepararla y crear la lista.La diferencia radica en que, en vez de seleccionar una sola fuente de datos, el usuario debe especificar múltiples hojas de trabajo como fuente de datos y luego crear una fórmula de nombre compuesto para especificar los datos. El cuadro de diálogo de validación también permite al usuario especificar si desea mostrar el encabezado de cada columna en la lista desplegable para que los usuarios finalmente puedan seleccionar un elemento.
Modificar una Lista Desplegable en Excel
La lista desplegable en Excel también se puede modificar una vez que ha sido creada. El usuario tiene la opción de modificar el rango de datos para la lista desplegable, agregar nuevos elementos a la lista y modificar los mensajes de error. El usuario también puede cambiar el formato de visualización en la lista desplegable. Por ejemplo, pueden elegir un tipo diferente de indicador para cada elemento en la lista desplegable. Esta es una forma útil de identificar rápidamente los elementos en la lista desplegable.
Usar el Desplegable en Hojas de Trabajo Adyacentes
Una vez que un desplegable se haya creado en Excel, los usuarios pueden usar esa lista en hojas de trabajo adyacentes para evitar la entrada duplicada de datos. Para hacer esto, el usuario debe seleccionar la celda en la que desea colocar la lista desplegable. Luego, debe seleccionar el menú “Inicio” de nuevo en Excel y luego seleccionar la opción “Datos”, seguida de la opción “Validación de datos”. Después de seleccionar la opción “desplegable”, el usuario puede usar la opción “Fuente compartida” para hacer referencia al desplegable creado previamente. Esto le permite a los usuarios aprovechar el trabajo ya realizado para evitar la entrada de datos redundantes.
Preguntas Frecuentes sobre Como hacer un desplegable en excel
1. ¿Qué es un desplegable en Excel?
Un desplegable en Excel es un elemento de la interfaz que se agrega normalmente a las hojas de cálculo para permitir a los usuarios el ingreso de datos de forma sencilla. Los desplegables en Excel contienen una lista predefinida con la cual los usuarios pueden elegir uno de los valores en la lista para rellenar una celda de la hoja de trabajo. Esto es útil para validar los datos que los usuarios ingresan y así evitar errores y/o ingresos de información errónea en la hoja de cálculo. Los desplegables, es decir los menús desplegables, pueden mostrar valores dependiendo de otros valores ingresados previamente, es decir, se pueden programar de forma de que el desplegable muestre un conjunto de datos diferente dependiendo de otro desplegable o de otra celda de la hoja.
2. ¿Cómo crear un desplegable en Excel?
Crear un desplegable en Excel es muy sencillo y hay diversas formas de hacerlo. La forma más común de crear un desplegable en Excel es utilizar la función de datos en la ficha Datos, y haciendo clic en la función de validación de datos, que se encuentra en la pestaña Herramientas de Datos, es decir la pestaña Validación de datos del Libro. Desde ahí se pueden configurar muchos atributos del desplegable como la lista que se mostrará, si será un desplegable único o muchos, el tamaño del desplegable, la información de ayuda, el mensaje de aviso, etc.
Una vez configurada la lista de desplegables, se debe hacer clic en el lugar donde se desea ver el desplegable, normalmente en la celda en la cual se desea ingresar el valor para la que se programó el desplegable. Entonces en la celda se hace clic en el botón donde dice “Asignar” y se selecciona la lista en “Desplegable hoja”. Esto copiará automáticamente la lista de desplegable en la celda en la cual se desea mostrar.
3. ¿Cómo actualizar un desplegable en Excel?
También es muy sencillo actualizar un desplegable en Excel. Para actualizar el desplegable se debe ir primero a la celda donde fue creado el desplegable. Luego hacer clic en la lista desplegable creada y seleccionar “Editar lista”. Aquí se puede editar la lista, añadiendo nuevos elementos, eliminando elementos o actualizando los valores de los elementos existentes. Una vez que los cambios se haya hecho, hay que hacer clic en el botón Ok para aceptar los cambios y volver a la hoja de trabajo.
4. ¿Qué más se puede hacer con los desplegables en Excel?
Los desplegables en Excel no sólo pueden usarse para proporcionar listas a los usuarios, sino que también se pueden usar para hacer cálculos. Por ejemplo, un desplegable puede ser usado para identificar una categoría y asignar un valor particular a cada elemento. Estos valores pueden ser usados para realizar tareas como cálculo del total de los gastos, promedio anual, etc. Esto es particularmente útil para organizar cirteria de una manera más efectiva y para realizar cálculos por categoría en la hoja de trabajo. Desplegables en Excel también pueden automatizar datos de forma más eficiente. Cuando se usa un desplegable que contiene una lista de opciones, dependiendo del elemento seleccionado, se puede programar que se autocompleten otros campos de la hoja de calculo para ahorrar tiempo al usuario.
Conclusion sobre Como hacer un desplegable en excel
Con este tutorial, hemos mostrado cómo crear un desplegable en Excel paso a paso. Puede ser una herramienta útil que simplifique el seguimiento y la colaboración sobre proyectos complejos. Si bien hay muchas opciones para configurar los desplegables en Excel, estas instrucciones le ofrecen un explicación clara de cómo hacerlo. Finalmente, puede utilizar los campos desplegables para ahorrar tiempo y mejorar la precisión en la colaboración sobre proyectos.