Los procesos administrativos requieren un formulario que proveen información esencial para una correcta toma de decisión. Excel es una herramienta de Microsoft que tiene la capacidad de almacenar datos y procesarlos rápidamente. Esta herramienta también nos permite crear formularios para la recopilación y registro de información. En este artículo se explicará paso a paso como hacer un formulario de manera sencilla y eficiente en Excel.
Crea un Formulario en Excel para Simplificar tu Trabajo
Sí, un trabajo bien hecho en Excel facilita la vida. Muchas veces necesitamos tener toda la información de un trabajo en un lugar, para tener una guía de lo realizado. La mejor y más sencilla forma de crear un documento ordenado es haciendo uso de un formulario en Excel.
Aprende Cómo Crear un Formulario en Excel
La forma más sencilla y práctica de crear un formulario en Excel es seleccionar una plantilla, la que más se adapte a tus necesidades. Lo primero, es hacer uso de la pestaña “Archivo” que encontrarás en la parte inferior de la pantalla. Una vez allí, selecciona la opción de “Nuevo” y comienza a buscar las plantillas para tu formulario.
Selecciona la que mejor se adapte de acuerdo a lo que requiere el trabajo. Estas pueden contener campos, filas y estilos diferentes, para que tu formulario sea único. Excel contiene distintos formatos básicos y más avanzados, dependiendo de la complejidad del trabajo.
Como Agregar celdas a tu Formulario en Excel
Una vez descargada la plantilla a tu dispositivo, hay que seguir algunos pasos para añadir o personalizar celdas o agregar información. Primero, selecciona la pestaña de la parte superior izquierda de la ventana de Excel, este putno marcará la celda que se va a modificar. Selecciona el campo que quieres cambiar, manteniendo presionado el botón derecho del mouse y arrastrando la celda hasta convertirla en el tamaño deseado.
Ahora es el momento de colocar cualquier información necesaria, desde números, fechas, horas, etc. Esto puede ser hecho desde la propia barra de herramientas que encontrarás en la parte superior de la ventana de Excel. Mientras se mantenga la celda seleccionada, se guardan los cambios y los formatos.
Agrega una Seria de Orden a tu Formulario en Excel
Una vez coloco el contenido y cambias la dimensión de los campos, hay que agregar un orden de trabajo. Esto es sumamente importante, ya que la información se recopilará de una forma específica. Excel permite hacer esto de varias formas. Una de ellas, está a través del uso de filtro.
Ve a la parte superior derecha de tu documento, donde se encuentran todos los encabezados de cada columna. Haz clic en el botón que dice “Filtrar”. Esto abrirá una serie de selecciones para organizar la información de acuerdo a tu trabajo. Estas selecciones pueden incluir letras, números, fechas y diversos tamaños.
Consejos para un mejor Usa de tu Formulario en Excel
Aunque Excel es un programa súper completo y fácil de usar, hay una serie de mejoras para que nuestro trabajo sea único. Esto incluye quitar la mayoría de fondos y colecciones. Esto se hace desde la pestaña “Ver” en la parte superior.
También, para una apariencia moderna, recomiendo quitar los bordes y los campos de las columnas y las filas. Esto se realiza desde la pestaña “Diseño” en la parte superior. El objetivo de esto es que el formulario se vea limpio y profesional.
Además, hay una pequeña variedad de diseños, como el color y los tamaños para cada entrada en la pestaña “Ajustes”. Esto contiene temas y distintos colores que nos permiten realmente hacer uno de los mejores formularios.
Verifica tu Formulario en Excel
No hay nada peor que trabajar incansablemente y luego no saber si los resultados son correctos. Para estar seguros, hay que verificar que los cálculos y la información en nuestro formulario se borronearon adecuadamente. Esto se realiza desde la ventana “Inspeccionar Documento” en la pestaña “Revisión”.
Esto escanea y verifica que no haya errores en la información y también verifica que los cálculos estén debidamente asignados a los campos. Si hay un error, Excel nos dará el detalle. Una vez hecho esto, se procede a guardar los cambios realizados para asegurarnos que nuestro formulario contenga toda la información necesaria, de una forma práctica y sencilla.
Preguntas Frecuentes sobre Como hacer un formulario en excel
¿Cómo puedo crear un formulario en Excel?
Crear un formulario en Excel es un proceso sencillo. Empieza abriendo un nuevo libro de Excel. Luego, haz clic en la ficha Insertar y luego en Formulario de Excel. Aquí podrás personalizar la apariencia de tu formulario y también agregar campos, como texto, opciones con cuadrados de selección, casillas de validación y botones de opción. Después de agregar los elementos, puedes agregar un botón Enviar para permitir que los usuarios envíen los datos incluidos en el formulario. Esta característica es útil si estás recolectando información para analyses, mediciones o alguna otra tarea. Cuando hayas terminado, guarda los cambios en tu nuevo libro para preservarlo.
¿Cómo puedo proteger y bloquear un formulario de Excel?
Para proteger un formulario de Excel deberás primero desproteger el libro. Una vez hecho esto, deberás presionar la opción Proteger libro. Esta característica restringirá las modificaciones realizadas en el libro bloqueando aquellas celdas sobre las cuales tengas restricciones. También puedes usar la función Proteger Formulario que tendrá efecto sobre el formulario creado. Esta función evita que cualquier cambio sea realizado sin tu autorización. Otra forma de proteger un formulario de Excel es bloquearlo desmarcando la casilla “Permitir modificaciones” que se encuentran en la ficha Revisar. Después de esto agrega una contraseña para asegurarte que sólo tú puedas bloquear y desbloquear tu formulario.
¿Cómo puedo validar datos en un formulario de Excel?
La funcionalidad de validación de datos en Excel permite controlar los datos introducidos a un formulario. Los límites de la validación de datos a menudo se especifican en celdas individuales. Para habilitar la opción de validación de datos, deberás abrir el cuadro de diálogo Opciones de validación de datos, que se encuentra en la ficha Datos en el Libro de Excel. Desde ahí podrás personalizas los límites, seleccionando el tipo y los valores que el usuario debe ingresar para cada celda. Por ejemplo, si quieres asegurarte de que tu usuario ingrese valores entre 5 y 10, deberás seleccionar el tipo de validación “Rango” y luego definir los límites. Además, aquí puedes adicionar mensajes para los usuarios que se equivocan al ingresar los datos. Estas validaciones pueden proveerte una mayor seguridad de cara a la información que estén ingresando los usuarios.
¿Cómo puedo agregar gráficos a los formularios de Excel?
Los gráficos proveen una mejor visualización de los datos colectados en un formulario de Excel ya que facilitan una mejor comprensión de los resultados (e.g., ventas, producción). Para agregar gráficos a un formulario de Excel, deberás ir a la ficha Insertar y luego seleccionar la opción Gráfico. Aquí encontrarás una serie de tipos de gráficos, como Tabla de dispersión, Área, Barra, Línea, Circular, de Columnas, de Área de líneas y de Dona para escoger. Luego, deberás seleccionar el tipo de gráfico que necesitas y personalizar el contenido que será representado. Después de esto, también podrás agregarle otros detalles como colores, anotaciones, etiquetas y guión. Para salvar los cambios deberás hacer clic en el Botón “Publicar como imagen”. Esta característica es útil para establecer relaciones entre conceptos y para mostrar de forma sencilla cualquier concepto seleccionado.
Conclusion sobre Como hacer un formulario en excel
En conclusión, crear un formulario en Excel es un proceso relativamente simple que cualquiera puede realizar. Se necesita un buen conocimiento de la aplicación Excel y un poco de conocimiento técnico para crear una estructura eficiente. Con un poco de práctica, los formularios de Excel pueden ser útiles para simplificar los procesos de registro y procesamiento de datos. Excel es una excelente herramienta para guardar y analizar datos, y crear formularios le permitirá aprovechar al máximo sus recursos.